RACI-template voor leverancierscontractverlengingen
Een gratis PDF die duidelijke verantwoordelijkheid toewijst voor elke fase van uw verlengingsproces. Stop met het automatisch verlengen van contracten zonder eigenaar.
Gratis downloaden (PDF, 7 pagina's)Geen e-mailadres nodig. Direct aan te passen voor uw organisatie.
"We verlengden automatisch een contract van £40k dat niemand beheerde. De leverancier was blij. Wij niet."
- Een inkoopmanager bij een zakelijke dienstverlener, 180 medewerkers
Wat zit er in de template
RACI-matrix
Dekt alle vijf fasen van de verlengingscyclus van leverancierscontracten: identificatie, monitoring, besluitvorming, onderhandeling en rapportage. Zes rollen gedefinieerd: Inkoop, Finance, IT, Legal, Business Owner, CFO.
- →17 activiteiten verdeeld over 5 levenscyclusfasen
- →Kleurgecodeerde R / A / C / I-cellen
- →Aanpasbaar voor teams zonder eigen inkoopfunctie
Eigenaarschapsbeleid
Een conceptbeleid van zes clausules dat u zo in uw interne documentatie kunt plakken. Behandelt doel, verantwoordelijkheden, regels voor opzegtermijnen, waardedrempels en escalatie.
- →Waardedrempels met goedkeuringsniveaus
- →Escalatieketen wanneer besluiten vastlopen
- →Verbodsclausule op automatische verlenging
90-dagen verlengingschecklist
Een printbare checklist gekoppeld aan de RACI. Vier fasen: 90 dagen vooraf, 60 dagen vooraf, de 30-dagen deadlinezone en stappen na de verlenging.
- →Elk checklistitem heeft een toegewezen rol
- →Ingebouwde escalatietriggers
- →Werkt naast elk contractregister of systeem
Roldefinities
Beschrijving in duidelijke taal van waar elke rol verantwoordelijk voor is. Essentieel voor organisaties waar eigenaarschap tussen teams overlapt.
- →Inkoopmanager
- →Financieel manager / CFO
- →IT-manager
- →Legal / Compliance
- →Business unit owner
De 5 behandelde levenscyclusfasen
Elke verlenging van een leverancierscontract doorloopt dezelfde vijf fasen. De meeste organisaties hebben voor geen enkele fase duidelijk eigenaarschap.
Register bijhouden, contracten uploaden, belangrijke datums en clausules extraheren
Deadlinemonitoring op 30/60/90 dagen, signalering van risico's op automatische verlenging, escalatie
Leveranciersevaluatie, besluit Verlengen / Opzeggen / Heronderhandelen, goedkeuringsdrempels
Prijs- en voorwaardenonderhandeling, juridische review, contractondertekening, registerupdate
Maandelijks uitgavenrapport, kwartaalprognose van verlengingen, jaarlijkse portfolioreview
Wijs de RACI toe. Automatiseer de monitoring.
Zodra het eigenaarschap duidelijk is, is zichtbaarheid het volgende probleem. Renewly haalt verlengingsdatums, opzegtermijnen en automatische-verlengingsclausules uit uw leverancierscontracten - en waarschuwt de juiste persoon op het juiste moment.
Gratis voor maximaal 5 leverancierscontracten. Pro vanaf $99/maand.