Uw onderhoudscontracten verlengen automatisch. Uw verzekering heeft een opzegvenster van 60 dagen. Wanneer heeft u dat voor het laatst gecheckt?
Vastgoedbeheerders beheren tientallen leverancierscontracten - liftonderhoud, brandveiligheid, cv-onderhoud, verzekeringen, software - allemaal met harde deadlines. Renewly haalt elk opzegvenster automatisch eruit, zodat niets stilzwijgend doorloopt.
Leverancierscontracten in vastgoedbeheer zijn onverbiddelijk
Opzegvensters zijn juridisch bindend - en leveranciers weten dat
De meeste onderhouds- en servicecontracten hebben een opzegvenster van 30, 60 of 90 dagen. Mist u het, dan zit u vast aan een nieuwe termijn - soms tegen een hogere prijs. Leveranciers herinneren u er niet aan. De verplichting ligt volledig bij u.
Contracten liggen verspreid over gedeelde schijven, e-mailthreads en archiefkasten
Een verhuurkantoor dat 300 panden beheert heeft tientallen onderliggende leverancierscontracten: een of twee softwareplatforms, onderhoudsovereenkomsten per pand, servicecontracten voor gemeenschappelijke ruimtes, portefeuillebrede verzekeringen. Niemand heeft één overzicht van allemaal.
Verlengingen vallen tussen organisatorische wal en schip
De persoon die drie jaar geleden het liftonderhoudscontract tekende, werkt er misschien niet meer. Of het contract verhuisde naar een nieuwe vastgoedbeheerder toen een portefeuille werd herverdeeld. Wie het contract nu beheert, kent de opzegdeadline mogelijk niet - of weet niet eens dat de automatische verlengingsclausule bestaat.
De data achter uw leverancierscontracten
Verenigd Koninkrijk: wettelijke keuringen lopen via contracten met aannemers
Britse vastgoedbeheerders werken met een kalender van wettelijke keuringen: jaarlijkse gasveiligheidscertificaten, keuringsrapporten van de elektrische installatie (meestal elke vijf jaar), asbestbeheer en brandrisicobeoordelingen. De RICS-richtlijnen verwachten dat beheerders systemen hebben die deze keuringen waarborgen, en in Engeland geldt sinds april 2026 de vierde editie van de RICS-code voor servicekosten in de woningsector. Elke keuring wordt uitgevoerd door een leverancier onder een contract met een eigen verlengingsdatum en opzegtermijn. Renewly bewaakt die contractlaag. Het is geen certificatenregister en geen compliancesysteem.
Verenigde Staten: verzekeringsbewijzen van leveranciers verlopen tijdens het contract
Amerikaanse vastgoedbeheerders eisen doorgaans dat leveranciers verzekerd zijn en een verzekeringsbewijs aanleveren. Dat bewijs volgt het polisjaar van de verzekeraar, niet uw dienstverleningscontract, dus een leverancier kan verzekerd zijn op de dag dat u tekent en halverwege het contract onverzekerd. Renewly bewaakt de contractkant: wanneer elk dienstverleningscontract wordt verlengd en tot wanneer u kunt opzeggen. Verzekeringsbewijzen controleert Renewly niet; daar zijn gespecialiseerde tools voor.
Elk contract. Elke deadline. Eén dashboard.
- 3.1Upload uw leverancierscontractenOnderhoudsovereenkomsten, verzekeringspolissen, softwarecontracten, serviceovereenkomsten voor gemeenschappelijke ruimtes. Upload ze als PDF. Renewly leest de clausuletekst - niet alleen de samenvattingspagina.
- 3.2Renewly haalt opzegvensters en automatische verlengingsclausules eruitVoor elk contract: leveranciersnaam, contractwaarde, einddatum, opzegtermijn in dagen, berekende opzegdeadline, en of er een automatische verlengingsclausule in staat. Geen handmatige invoer.
- 3.3Meldingen gaan uit vóór deadlines - naar de juiste eigenaarWijs elk contract toe aan de verantwoordelijke vastgoedbeheerder. Meldingen gaan uit op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de opzegdeadline. Niet naar een gedeelde inbox. Naar de persoon die moet handelen.
Gebouwd voor vastgoedbeheerders, niet voor inkoopteams
Berekening van opzegdeadlines
Haalt 'schriftelijke opzegging 90 dagen vooraf' eruit en berekent de daadwerkelijke kalenderdatum. Geen handmatig rekenwerk, geen formulefouten.
Detectie van automatische verlengingsclausules
Elk contract met een automatische voortzettingsclausule wordt bij het uploaden gemarkeerd. U ziet het meteen, niet pas als de factuur binnenkomt.
Overzicht op portefeuilleniveau
Bekijk alle aankomende verlengingen in uw hele leveranciersportefeuille, gesorteerd op urgentie. Filter op contracttype, eigenaar of deadline.
Audit-klare export
Exporteer met één klik alle contracten, waarden en deadlines. Handig voor portefeuillereviews, verzekeringsaudits en overdrachten.
Renewly Inbox: stuur verlengingsberichten van leveranciers door
Vastgoedbeheerders werken met tientallen leveranciers per gebouw (klimaatinstallaties, liften, schoonmaak, beveiliging, groenonderhoud). Stuur elk verlengingsbericht of elke factuur door naar uw @in.renewly.gg-alias en het contract wordt automatisch vastgelegd. Geen screenshots meer in een map.
Term Library: clausules doorzoeken over de hele portefeuille
Stel één vraag over elk contract van elk pand. Welke gebouwen hebben opzegvensters van meer dan 60 dagen? Welke automatisch verlengende contracten zitten boven de $10.000? 12 kant-en-klare zoekopdrachten plus vragen in gewone taal.
Een illustratief voorbeeld van hoe het misgaat
Bij een commercieel vastgoedbeheerbedrijf verlengde een liftonderhoudscontract voor het derde jaar op rij automatisch. Het opzegvenster was 90 dagen. Het contract was sinds de ondertekening twee keer overgedragen. Niemand kende de deadline. De leverancier had geen enkele verplichting om hen te herinneren.
Kosten van één gemiste opzegging: $18.000 vast in nog een jaar van een contract dat ze opnieuw wilden aanbesteden.
Heeft u een contract als dit? Vul de data in en we mailen u vóór uw laatste dag. Geen account nodig.
Goedkoper dan één gemist opzegvenster
Eén gemiste 90-dagenopzegging op een onderhoudscontract van $20.000 kost meer dan drie jaar Renewly Starter. De meeste vastgoedbeheerbedrijven beheren genoeg leverancierscontracten om de rekensom binnen de eerste week te zien.
Geen CLM, geen implementatietraject. Upload PDF's en ontvang meldingen. Dat is alles.
Tarieven.
Wat mensen vragen.
We hebben onderhoudscontracten per pand. Dat zijn honderden contracten. Kan Renewly dat aan?
Ja. Enterprise werkt met volumegebonden contractlimieten, afgestemd op uw portefeuille. Grotere portefeuilles zijn precies het scenario waar spreadsheetbeheer vastloopt - en waar Renewly het meest waard is.
Sommige contracten zijn gescande PDF's, niet digitaal. Kan Renewly die lezen?
Ja. Renewly leest gescande PDF's direct; u hoeft niets voor te bereiden. Vage of scheve scans kunnen details verliezen, dus controleer de belangrijkste data, vooral de opzegtermijn, voordat u erop vertrouwt.
We gebruiken al een vastgoedbeheerplatform. Waarom hebben we dit nodig?
Vastgoedbeheersoftware houdt huurperiodes en huurverlengingen bij - uw verplichtingen richting klanten. Het haalt geen opzegvensters uit uw onderhoudscontracten met leveranciers. Dat is een apart probleem.
Kunnen verschillende vastgoedbeheerders toegang krijgen tot hun eigen contracten?
Ja. Elk abonnement bevat teamtoegang (Free en Starter 3 seats, Business 10). Wijs contracten toe aan specifieke eigenaren; ieder ziet de eigen portefeuille en ontvangt eigen meldingen.
Wat gebeurt er als een contracteigenaar vertrekt?
Wijs het contract met één klik toe aan de nieuwe eigenaar. Die erft het meldingsschema. Niets valt tussen wal en schip.
Ontdek welke onderhoudscontracten dit kwartaal automatisch verlengen.
Upload vijf contracten gratis. Zie elke opzegdeadline binnen 5 minuten.