Vos contrats de maintenance se renouvellent par tacite reconduction. Votre assurance a une fenêtre de préavis de 60 jours. Quand avez-vous vérifié pour la dernière fois ?
Les gestionnaires immobiliers gèrent des dizaines de contrats fournisseurs - maintenance d'ascenseurs, sécurité incendie, entretien de chaudières, assurance, logiciels - tous avec des échéances strictes. Renewly extrait automatiquement chaque fenêtre de préavis pour qu'aucun contrat ne se renouvelle par défaut.
Les contrats fournisseurs en gestion immobilière ont de vraies conséquences
Les fenêtres de préavis sont juridiquement contraignantes - et les fournisseurs le savent
La plupart des contrats de maintenance et de service comportent une fenêtre de préavis de 30, 60 ou 90 jours. La manquer vous engage pour une nouvelle période - parfois à un prix plus élevé. Les fournisseurs ne vous relanceront pas pour vous le rappeler. L'obligation vous incombe entièrement.
Les contrats sont dispersés entre lecteurs partagés, fils d'e-mails et classeurs
Une agence de location gérant 300 biens dispose de dizaines de contrats fournisseurs sous-jacents : une ou deux plateformes logicielles, des accords de maintenance propriété par propriété, des contrats de service pour les parties communes, une assurance sur l'ensemble du portefeuille. Personne n'a une vue d'ensemble unique de tout cela.
Les renouvellements passent entre les mailles du filet organisationnel
La personne qui a signé le contrat de maintenance d'ascenseur il y a trois ans ne travaille peut-être plus là. Ou le contrat est passé à un nouveau gestionnaire lors d'une réorganisation du portefeuille. Le responsable actuel du contrat ignore peut-être l'échéance de préavis - voire l'existence même de la clause de tacite reconduction.
Les échéances derrière vos contrats fournisseurs
Royaume-Uni : les contrôles réglementaires passent par des contrats de prestataires
Les gestionnaires britanniques suivent un calendrier de contrôles obligatoires : attestations annuelles de sécurité gaz, rapports sur l'installation électrique (généralement tous les cinq ans), gestion de l'amiante et évaluations des risques incendie. Les recommandations de la RICS attendent des systèmes garantissant ces contrôles, et en Angleterre la quatrième édition du code RICS sur les charges locatives résidentielles s'applique depuis avril 2026. Chaque contrôle est réalisé par un prestataire dans le cadre d'un contrat avec sa propre date de renouvellement et son propre préavis. Renewly suit cette couche contractuelle. Ce n'est ni un registre de certificats ni un système de conformité.
États-Unis : les attestations d'assurance des fournisseurs expirent en cours de contrat
Les gestionnaires américains exigent couramment que leurs prestataires soient assurés et qu'une attestation d'assurance soit conservée au dossier. L'attestation suit l'année de police de l'assureur, et non votre contrat de service : un prestataire peut être assuré le jour de la signature et ne plus l'être à mi-parcours. Renewly suit le côté contractuel : la date de renouvellement de chaque contrat de service et le dernier jour pour donner votre préavis. Il ne vérifie pas les attestations ; des outils spécialisés s'en chargent.
Chaque contrat. Chaque échéance. Un seul tableau de bord.
- 3.1Importez vos contrats fournisseursAccords de maintenance, polices d'assurance, contrats logiciels, accords de service pour les parties communes. Importez-les au format PDF. Renewly lit le texte des clauses - pas seulement la page de résumé.
- 3.2Renewly extrait les fenêtres de préavis et les clauses de tacite reconductionPour chaque contrat : nom du fournisseur, valeur du contrat, date d'expiration, durée du préavis en jours, échéance de préavis calculée, et présence ou non d'une clause de tacite reconduction. Aucune saisie manuelle.
- 3.3Les alertes se déclenchent avant les échéances - vers le bon responsableAttribuez chaque contrat au gestionnaire responsable. Les alertes sont envoyées 90, 60, 30 et 7 jours avant l'échéance de préavis. Pas vers une boîte partagée. À la personne qui doit agir.
Conçu pour les gestionnaires immobiliers, pas pour les équipes achats
Calcul de l'échéance de préavis
Extrait la mention « préavis écrit de 90 jours » et calcule la date calendaire exacte. Aucun calcul manuel, aucune erreur de formule.
Détection des clauses de tacite reconduction
Chaque contrat comportant une clause de reconduction automatique est signalé dès l'import. Vous le voyez immédiatement, pas quand la facture arrive.
Vue d'ensemble du portefeuille
Consultez tous les renouvellements à venir sur l'ensemble de votre portefeuille fournisseurs, triés par urgence. Filtrez par type de contrat, responsable ou échéance.
Export prêt pour l'audit
Exportez en un clic tous les contrats, valeurs et échéances. Utile pour les revues de portefeuille, les audits d'assurance et les transmissions de responsabilité.
Renewly Inbox : transférez les avis de renouvellement fournisseurs
Les gestionnaires immobiliers gèrent des dizaines de fournisseurs par bâtiment (CVC, ascenseurs, nettoyage, sécurité, espaces verts). Transférez tout avis de renouvellement ou toute facture vers votre alias @in.renewly.gg et le contrat est capturé automatiquement. Fini les captures d'écran rangées dans un dossier.
Term Library : recherche de clauses sur tout le portefeuille
Posez une seule question sur tous les contrats de toutes les propriétés. Quels bâtiments ont des fenêtres de préavis supérieures à 60 jours ? Quels contrats à tacite reconduction dépassent 10 000 $ ? 12 recherches prédéfinies, plus des questions en langage naturel.
Un exemple illustratif de ce qui peut mal tourner
Une société de gestion immobilière commerciale a vu un contrat de maintenance d'ascenseur se renouveler automatiquement pour la troisième année consécutive. La fenêtre de préavis était de 90 jours. Le contrat avait changé de responsable deux fois depuis sa signature initiale. Personne ne connaissait l'échéance. Le fournisseur n'avait aucune obligation de les prévenir.
Coût d'une résiliation manquée : 18 000 $ engagés pour une année supplémentaire d'un contrat qu'ils prévoyaient de remettre en appel d'offres.
Vous avez un contrat comme celui-ci ? Saisissez ses dates et nous vous écrirons avant votre dernier jour. Aucun compte requis.
Moins cher qu'une fenêtre de préavis manquée
Un préavis de 90 jours manqué sur un contrat de maintenance de 20 000 $ coûte plus cher que trois années de Renewly Starter. La plupart des sociétés de gestion immobilière gèrent suffisamment de contrats fournisseurs pour que le calcul soit évident dès la première semaine.
Pas de CLM, pas de projet de mise en œuvre. Importez vos PDF et recevez des alertes. C'est tout.
Tarifs.
Les questions qu'on nous pose.
Nous avons des contrats de maintenance pour chaque propriété individuellement. Cela représente des centaines de contrats. Renewly peut-il gérer cela ?
Oui. L'offre Enterprise applique des limites de contrats par paliers de volume, adaptées à votre portefeuille. Les portefeuilles importants sont exactement le cas d'usage où le suivi par tableur montre ses limites - et où Renewly est le plus utile.
Certains de nos contrats sont des PDF scannés, pas numériques. Renewly peut-il les lire ?
Oui. Renewly lit directement les PDF scannés ; vous n'avez rien à préparer. Un scan pâle ou de travers peut perdre des détails : vérifiez les dates clés, surtout le préavis, avant de vous y fier.
Nous utilisons déjà une plateforme de gestion immobilière. Pourquoi aurions-nous besoin de cela ?
Les logiciels de gestion immobilière suivent les dates de bail et les renouvellements locatifs - vos obligations côté clients. Ils n'extraient pas les fenêtres de préavis de vos contrats de maintenance fournisseurs. C'est un problème distinct.
Différents gestionnaires immobiliers peuvent-ils accéder à leurs propres contrats ?
Oui. Chaque offre inclut l'accès en équipe (Free et Starter 3 sièges, Business 10). Attribuez les contrats à des responsables spécifiques ; chaque personne voit son propre portefeuille et reçoit ses propres alertes.
Que se passe-t-il si le responsable d'un contrat quitte l'entreprise ?
Réattribuez le contrat au nouveau responsable en un clic. Il hérite du calendrier d'alertes. Rien ne passe entre les mailles du filet.
Pour aller plus loin
Ces articles sont en anglais.
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