Vous rapprochez chaque client au centime. Qui lit vos propres avis de renouvellement ?
Les logiciels, la plateforme de paie et les contrats de bureau du cabinet se renouvellent en pleine saison fiscale, et les avis sont signés aux conditions du moment. Renewly lit chaque contrat et vous indique le dernier jour pour dire non, assez tôt pour décider pendant un mois calme.
Les contrats du cabinet se renouvellent quand personne n'a le temps
Les renouvellements tombent pendant les semaines les plus chargées
La plupart des cabinets ont acheté leurs logiciels principaux autour d'une clôture ou d'une vague d'intégration de clients en janvier, et les dates anniversaires suivent la signature. Les renouvellements des logiciels de gestion, de fiscalité et de paie arrivent donc au moment où personne n'a une heure devant soi.
Des licences dimensionnées pour la haute saison
Les logiciels facturés par utilisateur sont achetés quand les renforts saisonniers sont là. Ils partent en février ou mars, le nombre de licences reste, car comparer la liste des utilisateurs à la paie actuelle n'est la tâche de personne. Sur un abonnement annuel, la correction doit se faire avant le renouvellement.
Les hausses de prix arrivent dans l'avis de renouvellement
Les éditeurs de logiciels fiscaux et comptables annoncent souvent le prix de la saison suivante dans le même courrier d'automne. Lu dans l'urgence, il est lu pour la date, pas pour le nombre de licences ni le nouveau prix. Changer d'outil en pleine saison est presque impensable, la décision doit donc être prise avant la fin du préavis.
Un renouvellement est surveillé par le régulateur. Les autres par personne.
L'assurance RC professionnelle doit rester en vigueur
Pour les cabinets comptables britanniques titulaires d'une autorisation d'exercer, l'assurance responsabilité civile professionnelle doit en général rester en vigueur sans interruption, et les régulateurs le contrôlent. Ce renouvellement est le plus souvent suivi par un courtier. Importez les conditions particulières et Renewly suit sa date de renouvellement avec tout le reste.
Tout le reste tourne en pilote automatique
Logiciel de gestion du cabinet, production fiscale et comptable, plateforme de paie, portail client, signature électronique et abonnements documentaires, bail et copieur. Chacun a sa durée, sa date de renouvellement et son préavis, et la plupart se renouvellent automatiquement si personne ne donne son préavis à temps.
Chaque contrat fournisseur. Chaque échéance. Une seule liste.
- 3.1Importez les contratsContrats logiciels, plateforme de paie, portail client, bail, copieur, conditions de l'assurance RC pro. Importez les PDF ou transférez l'e-mail de renouvellement vers votre boîte Renewly.
- 3.2Renewly lit les conditionsPour chaque contrat : le fournisseur, le montant, la date de renouvellement, le préavis et la tacite reconduction éventuelle. Renewly calcule le dernier jour pour résilier ou renégocier.
- 3.3Le bon associé reçoit l'alerteAttribuez chaque contrat à son responsable. Les alertes partent 90, 60, 30 et 7 jours avant le dernier jour pour agir, pour que la décision se prenne pendant un mois calme et non en janvier.
Conçu pour le cabinet, pas pour un service achats
Calcul de la date limite de préavis
Lit « préavis écrit de 60 jours » et le transforme en date de calendrier. Plus besoin de compter à rebours depuis la date de renouvellement.
Détection de la tacite reconduction
Chaque contrat qui se renouvelle automatiquement est signalé dès l'import, pas à l'arrivée de la facture.
Tous les coûts au même endroit
Le montant de chaque contrat dans une seule liste, pour que les associés voient ce que coûtent les fournisseurs du cabinet chaque année avant qu'aucun ne se renouvelle.
Export pour la réunion des associés
À partir de Starter, un export en un clic de tous les contrats, montants et échéances, prêt pour une revue budgétaire ou le dossier de clôture.
Transférez les e-mails de renouvellement
Les fournisseurs envoient leurs avis de renouvellement par e-mail. Transférez-les vers votre adresse @in.renewly.gg et le contrat est enregistré, sans classement.
Recherchez dans tous vos contrats
Posez une seule question sur l'ensemble de vos contrats : lesquels se renouvellent automatiquement, lesquels ont un préavis de plus de 60 jours, lesquels dépassent un certain montant.
Un exemple illustratif de ce qui peut mal tourner
Un cabinet de douze associés prend une licence de quarante-cinq utilisateurs pour son logiciel de gestion en pleine saison. Au printemps, l'effectif réel est de trente-deux personnes. L'avis de renouvellement arrive fin novembre avec un préavis de 60 jours, et il est lu pour la date, pas pour le nombre de licences.
Le logiciel est reconduit pour un an avec quarante-cinq licences. Personne n'a choisi ce chiffre pour l'année à venir ; il a été reporté de la dernière haute saison.
Déplacez la décision vers un mois calme
Renewly Starter coûte 149 $/mois pour 100 contrats maximum. Comparez avec treize licences inutilisées d'un logiciel de gestion pendant un an de plus.
Pas de projet de déploiement, rien à installer. Importez les contrats et les échéances apparaissent.
Tarifs.
Les questions qu'on nous pose.
Notre logiciel de cabinet suit déjà les échéances. Pourquoi en avons-nous besoin ?
Un logiciel de cabinet suit les échéances de vos clients : déclarations, liasses, clôtures. Il ne lit pas les préavis des contrats fournisseurs du cabinet lui-même. C'est une liste à part, et ce sont ces contrats qui se renouvellent sans que personne ne décide.
Renewly peut-il lire des contrats scannés et d'anciens baux en PDF ?
Oui. Renewly lit les PDF scannés comme les PDF numériques. Un scan de très mauvaise qualité peut manquer des détails, vérifiez donc les dates extraites sur les contrats importants, surtout le préavis.
Où nos données sont-elles stockées ?
À l'inscription, vous choisissez une région de données : l'UE (Francfort) ou les États-Unis. Vos contrats, fichiers et comptes de connexion sont stockés dans la région choisie. La liste complète de nos sous-traitants figure sur notre page de confiance.
Chaque associé peut-il voir ses propres contrats ?
Oui. Chaque offre inclut l'accès en équipe (Free et Starter 3 places, Business 10). Attribuez les contrats à des responsables ; chacun reçoit ses propres alertes.
Que se passe-t-il si la personne qui a signé un contrat quitte le cabinet ?
Réattribuez le contrat en un clic. Le nouveau responsable hérite du calendrier d'alertes, l'échéance ne part donc pas avec la personne.
Pour aller plus loin
Ces articles sont en anglais.
Découvrez quels contrats du cabinet se renouvellent cette saison.
Importez cinq contrats gratuitement. Voyez chaque date limite de préavis en quelques minutes.