U stemt elke klant tot op de cent af. Wie leest uw eigen verlengingsbrieven?
De eigen software, het salarisplatform en de kantoorcontracten van het kantoor verlengen midden in het drukke seizoen, en de brieven worden getekend op de voorwaarden die er liggen. Renewly leest elk contract en vertelt u de laatste dag om nee te zeggen, vroeg genoeg om in een rustige maand te beslissen.
De eigen contracten van het kantoor verlengen als niemand tijd heeft
Verlengingen vallen in de drukste weken
De meeste kantoren kochten hun kernsoftware rond een jaarafsluiting of een instroom van nieuwe klanten in januari, en verjaardagen volgen de datum van ondertekening. Dus komen de verlengingen van praktijk-, fiscale en salarissoftware precies wanneer niemand een uur over heeft.
Licenties afgestemd op de drukste periode
Software per gebruiker wordt gekocht als de seizoenskrachten er zijn. Zij vertrekken in februari of maart, het aantal licenties niet, omdat de gebruikerslijst vergelijken met de huidige salarisadministratie niemands vaste taak is. Bij een jaarabonnement moet de correctie vóór de verlenging gebeuren.
Prijswijzigingen zitten in de verlengingsbrief
Leveranciers van fiscale en jaarrekeningsoftware kondigen de prijs van het volgende seizoen vaak aan in dezelfde herfstbrief. Onder tijdsdruk wordt die gelezen voor de datum, niet voor het aantal licenties of de nieuwe prijs. Midden in het seizoen overstappen is vrijwel ondenkbaar, dus de beslissing moet vallen voordat de termijn sluit.
Bij één verlenging kijkt de toezichthouder mee. Bij de rest niemand.
De beroepsaansprakelijkheid moet doorlopend van kracht zijn
Voor Britse accountantskantoren met een beroepsvergunning moet de beroepsaansprakelijkheidsverzekering doorgaans onafgebroken van kracht blijven, en toezichthouders controleren dat. Die verlenging wordt meestal door een makelaar bewaakt. Upload het polisblad en Renewly volgt de verlengingsdatum samen met al het andere.
Al het andere loopt op de automatische piloot
Praktijksoftware, fiscale en jaarrekeningsoftware, het salarisplatform, het klantportaal, e-handtekening- en naslagabonnementen, de kantoorhuur en de kopieermachine. Elk heeft een eigen looptijd, verlengingsdatum en opzegtermijn, en de meeste verlengen automatisch als niemand op tijd opzegt.
Elk leverancierscontract. Elke deadline. Eén lijst.
- 3.1Upload de contractenSoftwarecontracten, salarisplatform, klantportaal, huurcontract, kopieermachine, het polisblad van de beroepsaansprakelijkheid. Upload de pdf's of stuur de verlengingsmail door naar uw Renewly-inbox.
- 3.2Renewly leest de voorwaardenPer contract: de leverancier, de waarde, de verlengingsdatum, de opzegtermijn en of het automatisch verlengt. Renewly berekent de laatste dag om op te zeggen of opnieuw te onderhandelen.
- 3.3De juiste vennoot krijgt de meldingWijs elk contract toe aan de eigenaar. Meldingen gaan 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de laatste handelingsdag uit, zodat de beslissing in een rustige maand valt in plaats van in januari.
Gebouwd voor het kantoor, niet voor een inkoopafdeling
Berekening van de opzegtermijn
Leest '60 dagen voorafgaande schriftelijke opzegging' en maakt er een kalenderdatum van. Niet meer terugrekenen vanaf de verlengingsdatum.
Herkenning van automatische verlenging
Elk contract dat automatisch doorloopt, wordt bij het uploaden gemarkeerd, niet pas als de factuur binnenkomt.
Alle kosten op één plek
De waarde van elk contract in één lijst, zodat de vennoten zien wat de eigen leveranciers van het kantoor per jaar kosten voordat er één verlengt.
Export voor het vennotenoverleg
Vanaf Starter een export met één klik van alle contracten, bedragen en deadlines, klaar voor een budgetronde of het jaarafsluitingsdossier.
Verlengingsmails doorsturen
Leveranciers sturen verlengingsberichten per e-mail. Stuur ze door naar uw @in.renewly.gg-adres en het contract is vastgelegd, zonder archiveren.
Zoek in al uw contracten tegelijk
Stel één vraag over al uw contracten: welke automatisch verlengen, welke een opzegtermijn van meer dan 60 dagen hebben, welke boven een bepaald bedrag liggen.
Een illustratief voorbeeld van hoe het misgaat
Een kantoor met twaalf vennoten licentieert zijn praktijksoftware in het drukke seizoen voor vijfenveertig gebruikers. In het voorjaar werken er nog tweeëndertig mensen. De verlengingsbrief komt eind november met een opzegtermijn van 60 dagen, en wordt gelezen voor de datum, niet voor het aantal licenties.
De software verlengt nog een jaar met vijfenveertig licenties. Niemand koos dat aantal voor het komende jaar; het is meegenomen uit het vorige drukke seizoen.
Verplaats de beslissing naar een rustige maand
Renewly Starter kost $149/maand voor maximaal 100 contracten. Vergelijk dat met dertien ongebruikte licenties van praktijksoftware voor nog een jaar.
Geen implementatieproject, niets te installeren. Upload de contracten en de deadlines verschijnen.
Tarieven.
Wat mensen vragen.
Onze praktijksoftware bewaakt al deadlines. Waarom hebben we dit nodig?
Praktijksoftware bewaakt de deadlines van uw klanten: aangiftes, jaarrekeningen, afsluitingen. Het leest de opzegtermijnen in de eigen leverancierscontracten van het kantoor niet. Dat is een aparte lijst, en juist die contracten verlengen zonder dat iemand beslist.
Kan Renewly gescande contracten en oude huur-pdf's lezen?
Ja. Renewly leest gescande pdf's net zo goed als digitale. Zeer slechte scans kunnen details missen, controleer daarom de gevonden data bij belangrijke contracten, vooral de opzegtermijn.
Waar worden onze gegevens opgeslagen?
Bij het aanmelden kiest u een dataregio: de EU (Frankfurt) of de VS. Uw contracten, bestanden en inlogaccounts worden in de gekozen regio opgeslagen. De volledige lijst van onze leveranciers staat op onze trust-pagina.
Kan elke vennoot zijn eigen contracten zien?
Ja. Elk abonnement heeft teamtoegang (Free en Starter 3 plaatsen, Business 10). Wijs contracten toe aan specifieke eigenaren; iedereen krijgt eigen meldingen.
Wat gebeurt er als degene die een contract tekende het kantoor verlaat?
Wijs het contract met één klik aan iemand anders toe. Die neemt het meldingsschema over, dus de deadline vertrekt niet met de persoon.
Verder lezen
Deze artikelen zijn in het Engels.
Ontdek welke eigen contracten van het kantoor dit drukke seizoen verlengen.
Upload vijf contracten gratis. Zie elke opzegtermijn binnen enkele minuten.