Uw 60 leverancierscontracten houden zichzelf niet bij. Uw spreadsheet ook niet.
Advocatenkantoren, adviesbureaus en agencies geven elk jaar duizenden uit aan leveranciersverlengingen die niemand zag aankomen. Renewly haalt verlengingsdatums en opzegdeadlines uit elke PDF - automatisch.
De manier waarop professionele dienstverleners leverancierscontracten bijhouden is stuk
Eén persoon beheert alles
De office manager of finance lead heeft 40, 60, misschien 80 leverancierscontracten in een gedeelde map. Softwareabonnementen, IT-supportovereenkomsten, kantoorhuur, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, schoonmaakcontracten. Eén spreadsheet. Bijgewerkt wanneer iemand eraan denkt. Meestal ontdekken ze een verlenging pas als de factuur binnenkomt.
Opzegvensters zijn het deel dat u de das omdoet
Einddatums van contracten zijn makkelijk te vinden. Opzegtermijnen niet. Een leverancierscontract kan in december aflopen, terwijl de opzegdeadline 1 september is. Mist u dat venster, dan zit u nog een jaar vast - vaak tegen een hogere prijs. De meeste tools houden alleen de einddatum bij. De opzegdeadline staat verstopt in artikel 12.4.
Personeelsverloop betekent dat kennis de deur uitloopt
De vorige office manager wist welke contracten verlengd zouden worden en wanneer de opzegging de deur uit moest. Toen die vertrok, verdween die kennis mee. Tegen de tijd dat de nieuwe collega ontdekt dat een contract bestaat, is het opzegvenster al gesloten.
De verlengingen die uw toezichthouder al volgt, en de verlengingen die niemand volgt
Advocatenkantoren: de beroepsaansprakelijkheid wordt elke verzekeringsperiode verlengd
Kantoren die in Engeland en Wales onder toezicht van de SRA staan, moeten voor elke verzekeringsperiode een geldige beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanhouden en de vervolgdekking regelen voordat de lopende polis afloopt. Veel kantoren verlengen nog steeds op 1 oktober, al bestaat er geen vaste branchedatum meer. Die verlenging krijgt een makelaar, een deadline en aandacht. De andere contracten waar het kantoor op draait, van dossiersoftware tot de kopieerleasing, hebben dezelfde vorm (een looptijd, een verlengingsdatum, een opzegtermijn) en meestal geen enkele aandacht. Renewly bewaakt die.
Accountantskantoren: de beroepsvergunning hangt af van doorlopende dekking
Voor Britse accountantskantoren met een beroepsvergunning moet de beroepsaansprakelijkheidsverzekering doorgaans onafgebroken van kracht blijven, en toezichthouders controleren dat. Software, salarisplatform, documentportaal en kantoorcontracten worden elk in hun eigen cyclus verlengd, vaak midden in het drukste seizoen. Renewly leest elk contract, berekent de laatste opzegdag en herinnert de juiste persoon op tijd.
Upload de PDF. Renewly leest de rest.
- 3.1Upload uw leverancierscontractenSleep elke PDF erin - softwareovereenkomsten, IT-supportcontracten, verzekeringspolissen, facilitaire serviceovereenkomsten. Renewly leest ze allemaal. Geen sjabloon nodig. De setup duurt ongeveer vijf minuten; de rest van uw contracten laadt u via batch-upload.
- 3.2Renewly haalt de velden eruit die ertoe doenVoor elk contract: leveranciersnaam, contractwaarde, einddatum, opzegtermijn, opzegdeadline, automatische verlengingsclausule (ja/nee) en toegewezen eigenaar. De opzegdeadline wordt automatisch berekend - geen handmatig gereken met datums.
- 3.3Krijg meldingen vóór deadlines, niet ernaStel uw meldingsvoorkeuren één keer in. Renewly stuurt herinneringen op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór elke opzegdeadline - naar de juiste persoon. Geen gedeelde agenda-uitnodiging waar niemand naar kijkt.
Gebouwd voor ops managers, niet voor juridische teams
Extractie van opzegdeadlines
Niet alleen einddatums. Renewly herkent het daadwerkelijke opzegvenster in de contracttekst. 'Schriftelijke opzegging 30 dagen vooraf' wordt een datum op uw dashboard.
Detectie van automatische verlengingsclausules
Markeert elk contract met een automatische verlengingsclausule, zodat niets stilzwijgend doorloopt.
Contracteigenaren toewijzen
Wijs elk leverancierscontract toe aan de juiste persoon. Als er meldingen uitgaan, gaan die naar de eigenaar - niet naar een gedeelde inbox.
Exporteren voor financiële review
Exporteer met één klik alle aankomende verlengingen, waarden en deadlines. Plak het in het budgetmodel, stuur het naar de CFO, klaar.
Renewly Inbox: stuur facturatiemails door
Praktijksoftware, onderzoeksdatabases, e-handtekeningtools, facturatieplatforms - het verlengingsbericht belandt bijna altijd in iemands inbox. Stuur het door naar uw @in.renewly.gg-alias en het contract wordt automatisch vastgelegd.
Term Library: clausules doorzoeken over alle tools heen
Stel één vraag over al uw leveranciers: welke contracten verlengen automatisch boven $10.000, welke hebben opzegvensters van meer dan 60 dagen, welke binden u voor meerdere jaren. 12 kant-en-klare zoekopdrachten plus vragen in gewone taal.
Een illustratief voorbeeld van hoe het misgaat
Een adviesbureau met 90 medewerkers verlengde in oktober automatisch een projectmanagementsoftwarecontract van $42.000. De tool was al 14 maanden niet gebruikt. Degene die had getekend was vertrokken. De opvolger kwam erachter toen de factuur bij de crediteurenadministratie binnenkwam.
Het contract had een opzegvenster van 60 dagen. Ze misten het met drie maanden.
Renewly zou de opzegdeadline in augustus hebben gesignaleerd. En bij de eerste upload al hebben gemarkeerd dat het contract een automatische verlengingsclausule bevatte.
Heeft u een contract als dit? Vul de data in en we mailen u vóór uw laatste dag. Geen account nodig.
Geen spreadsheet. Geen CLM van $60.000. Iets ertussenin.
Bijhouden in een spreadsheet loopt vast bij 20+ contracten.
Verouderde data, geen eigenaarschap, geen meldingen, geen clausuledetectie. Als degene die het heeft gebouwd vertrekt, stort het hele systeem in.
Enterprise CLM is overkill.
Ironclad, Icertis, Conga - gebouwd voor interne juridische teams met zescijferige softwarebudgetten en implementatietrajecten van zes weken. Als u geen CLM-inkoopteam heeft, heeft u geen CLM nodig.
Renewly vult het gat.
Automatische extractie zonder het enterprise-prijskaartje. Vanaf $149 per maand. Live in 5 minuten.
Tarieven.
Geen installatiekosten. Geen implementatietraject. Geen IT nodig.
Wat mensen vragen.
Wij bewaren contracten op een gedeelde schijf. Werkt dat?
Ja. Upload rechtstreeks vanaf uw computer, of plak een PDF-link. Elk formaat dat Renewly als PDF kan lezen.
Welke soorten leverancierscontracten kan het aan?
Alle. Softwareovereenkomsten, IT-supportcontracten, verzekeringspolissen, facilitair beheer, beroepslidmaatschappen. Als het een PDF met een verlengingsdatum is, kan Renewly hem lezen.
We hebben ongeveer 60 contracten. Is dat te veel voor het gratis plan?
Free dekt maximaal 5 contracten - handig om te testen voordat u zich vastlegt. Starter dekt tot 100, Business tot 500. De meeste kantoren met 50+ contracten stappen over op Starter of Business.
Wij zijn geen techbedrijf. Hebben we IT nodig om dit op te zetten?
Geen IT nodig. U maakt een account aan, uploadt PDF's en Renewly haalt de data eruit. Alles draait in een browser. De setup duurt ongeveer vijf minuten.
Kunnen meerdere mensen dezelfde contracten inzien?
Ja. Elk abonnement bevat teamtoegang (Free en Starter 3 seats, Business 10). Wijs contracten toe aan verschillende eigenaren; ieder krijgt eigen meldingen.
Verder lezen
Deze artikelen zijn in het Engels.
Ontdek welk van uw leverancierscontracten als volgende automatisch verlengt.
Upload vijf contracten gratis. Geen creditcard, geen verplichtingen.