Vos 60 contrats fournisseurs ne se suivent pas tout seuls. Votre tableur non plus.
Les cabinets d'avocats, les cabinets de conseil et les agences dépensent chaque année des milliers d'euros en renouvellements fournisseurs que personne n'a vus venir. Renewly extrait les dates de renouvellement et les délais de préavis de chaque PDF - automatiquement.
La façon dont les cabinets de services professionnels suivent leurs contrats fournisseurs est défaillante
Une seule personne gère tout
L'office manager ou le responsable financier a 40, 60, voire 80 contrats fournisseurs dans un dossier partagé. Abonnements logiciels, contrats de support informatique, baux de bureaux, assurance responsabilité civile professionnelle, contrats de nettoyage. Un seul tableur. Mis à jour quand quelqu'un y pense. La plupart du temps, on découvre un renouvellement à la réception de la facture.
Les délais de préavis sont ce qui vous coûte cher
Les dates d'expiration de contrat sont faciles à repérer. Les délais de préavis, non. Un contrat fournisseur peut expirer en décembre, mais la date limite de résiliation est le 1er septembre. Manquez cette fenêtre et vous êtes engagé pour une année de plus - souvent à un prix plus élevé. La plupart des outils ne suivent que la date d'expiration. Le délai de préavis est enfoui dans la clause 12.4.
Le turnover du personnel emporte la connaissance tacite avec lui
L'ancien office manager savait quels contrats arrivaient à renouvellement et quand envoyer le préavis de résiliation. Quand il est parti, cette connaissance est partie avec lui. Le temps que la nouvelle personne découvre qu'un contrat existe, le délai de préavis est déjà passé.
Téléversez le PDF. Renewly lit le reste.
- 2.1Téléversez vos contrats fournisseursDéposez n'importe quel PDF - accords logiciels, contrats de support informatique, polices d'assurance, contrats de gestion des locaux. Renewly les lit tous. Aucun modèle requis. Un cabinet de services professionnels type est entièrement configuré en moins de 15 minutes.
- 2.2Renewly extrait les champs qui comptentPour chaque contrat : nom du fournisseur, valeur du contrat, date d'expiration, délai de préavis, date limite de préavis, clause de tacite reconduction (oui/non) et propriétaire assigné. La date limite de préavis est calculée automatiquement - pas de calcul manuel de dates.
- 2.3Soyez alerté avant les échéances, pas aprèsDéfinissez vos préférences d'alerte une seule fois. Renewly envoie des rappels 7, 30, 60 et 90 jours avant chaque date limite de préavis - à la bonne personne. Pas une invitation de calendrier partagée que personne ne consulte.
Conçu pour les responsables opérationnels, pas les équipes juridiques
Extraction des délais de préavis
Pas seulement les dates d'expiration. Renewly identifie la véritable fenêtre de résiliation à partir du texte du contrat. « Préavis écrit de 30 jours » devient une date sur votre tableau de bord.
Détection des clauses de tacite reconduction
Signale chaque contrat comportant une clause de tacite reconduction afin que rien ne passe inaperçu par défaut.
Attribution du propriétaire du contrat
Attribuez chaque contrat fournisseur à la bonne personne. Quand les alertes se déclenchent, elles vont au propriétaire - pas à une boîte de réception partagée.
Export pour la revue financière
Export en un clic de tous les renouvellements à venir, valeurs et échéances. Collez dans le modèle budgétaire, envoyez au directeur financier, c'est fait.
Boîte de réception Renewly : transférez les e-mails de facturation
Logiciels métier, bases de données de recherche, outils de signature électronique, plateformes de facturation - l'avis de renouvellement arrive presque toujours dans la boîte de réception de quelqu'un. Transférez-le vers votre alias @in.renewly.gg et le contrat est capturé automatiquement.
Bibliothèque de clauses : recherche de clauses multi-outils
Lancez une seule requête sur tous les fournisseurs : quels contrats se renouvellent par tacite reconduction au-delà de 10 000 $, lesquels ont des délais de préavis de plus de 60 jours, lesquels vous engagent sur des durées pluriannuelles. 12 recherches prédéfinies plus des questions en langage naturel.
Cela arrive plus souvent qu'on ne l'admet
Un cabinet de conseil de 90 personnes a vu un contrat de logiciel de gestion de projet de 42 000 $ se renouveler par tacite reconduction en octobre. L'outil n'avait pas été utilisé depuis 14 mois. La personne qui l'avait signé était partie. Son remplaçant l'a découvert quand la facture est arrivée à la comptabilité fournisseurs.
Le contrat avait un délai de préavis de 60 jours. Ils l'ont manqué de trois mois.
Renewly aurait signalé la date limite de préavis dès le mois d'août. Et aurait signalé que le contrat comportait une clause de tacite reconduction dès son premier téléversement.
Ni un tableur. Ni un CLM à 60 000 $. Quelque chose entre les deux.
Le suivi par tableur échoue au-delà de 20 contrats.
Données obsolètes, aucune propriété claire, pas d'alertes, pas de détection de clauses. Quand la personne qui l'a créé s'en va, tout le système s'effondre.
Le CLM d'entreprise est disproportionné.
Ironclad, Icertis, Conga - conçus pour des équipes juridiques internes avec des budgets logiciels à six chiffres et des projets d'implémentation de six semaines. Si vous n'avez pas d'équipe d'achat dédiée au CLM, vous n'avez pas besoin d'un CLM.
Renewly comble cet écart.
Extraction automatique sans le prix d'entreprise. À partir de 149 $/mois. Opérationnel en 5 minutes.
Tarifs.
Pas de frais de mise en place. Pas de projet d'implémentation. Aucune intervention informatique.
Les questions qu'on nous pose.
Nous stockons nos contrats sur un lecteur partagé. Est-ce compatible ?
Oui. Téléversez directement depuis votre ordinateur, ou déposez un lien PDF. Tout format que Renewly peut lire comme un PDF.
Quels types de contrats fournisseurs Renewly prend-il en charge ?
N'importe lequel. Accords logiciels, contrats de support informatique, polices d'assurance, gestion des locaux, adhésions professionnelles. Si c'est un PDF avec une date de renouvellement, Renewly peut le lire.
Nous avons environ 60 contrats. Est-ce trop pour l'offre gratuite ?
L'offre gratuite couvre jusqu'à 5 contrats - idéal pour tester avant de s'engager. L'offre Starter gère jusqu'à 100 contrats, et Business jusqu'à 500. La plupart des cabinets avec plus de 50 contrats passent à Starter ou Business.
Nous ne sommes pas une entreprise technologique. Avons-nous besoin de l'informatique pour la mise en place ?
Aucune intervention informatique requise. Vous vous inscrivez, téléversez des PDF, Renewly extrait les données. Tout fonctionne dans un navigateur. La mise en place prend 5 minutes.
Plusieurs personnes peuvent-elles accéder aux mêmes contrats ?
Oui. L'offre Pro inclut l'accès en équipe. Attribuez les contrats à différents propriétaires, chacun reçoit ses propres alertes.
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