Pour les équipes achats
Les responsables achats jonglent avec des renouvellements fournisseurs qui concernent tous les services mais n'appartiennent à aucun. Renewly extrait les dates de renouvellement, les délais de préavis et les clauses de tacite reconduction de chaque PDF - pour que vous ne découvriez plus un renouvellement en recevant la facture.
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L'IT a signé 30 contrats SaaS. Les services généraux gèrent les contrats de nettoyage, de sécurité et de maintenance. Le marketing a ses honoraires d'agence. La finance a les polices d'assurance. Chaque service a son propre dossier, sa propre convention de nommage et sa propre définition du « suivi ». Les achats sont censés avoir la vue d'ensemble, mais personne ne vous l'a fournie. Réaliser un véritable audit des contrats fournisseurs est la première étape.
Le contrat prévoit un préavis écrit de 60 jours. Mais qui l'envoie ? L'IT pense que les achats gèrent les résiliations. Les achats pensent que c'est au responsable du service de le faire. Le fournisseur sait exactement quand la fenêtre se referme - et il ne vous le rappellera pas. Le temps que quelqu'un agisse, vous êtes engagé pour une année supplémentaire.
Le levier de négociation dépend du timing. Si vous découvrez un renouvellement 10 jours avant l'échéance, vous n'avez aucun levier. Le fournisseur le sait. Les achats ne perdent pas leurs renouvellements à la table des négociations - ils les perdent dans le calendrier, des semaines avant même que quiconque ne voie le contrat. Nous avons détaillé ce manque de visibilité et ce que les équipes de taille intermédiaire peuvent faire sans acheter un CLM. Une check-list de renouvellement aide, mais seulement si les dates qui l'alimentent sont exactes.
Glissez-déposez les PDF de tous les services - contrats SaaS, contrats de service, baux, polices d'assurance. Import en masse. Pas de modèles, pas de saisie manuelle. Une équipe achats avec 150 contrats est entièrement chargée en moins d'une heure.
Pour chaque contrat : nom du fournisseur, valeur annuelle, date de début, date d'expiration, délai de préavis, échéance de préavis calculée et statut de la clause de tacite reconduction. L'échéance de préavis est ce que la plupart des équipes calculent mal manuellement - Renewly la calcule à partir du texte du contrat.
Les alertes se déclenchent 90, 60, 30 et 7 jours avant chaque échéance de préavis - envoyées au responsable désigné du contrat. Les achats gardent la vue d'ensemble du tableau de bord. Les responsables de service reçoivent les rappels. Personne ne manque la fenêtre.
Tous les contrats fournisseurs au même endroit, quel que soit le service qui les a signés. Filtrez par responsable, valeur, date de renouvellement ou statut. Fini de relancer les services pour obtenir leur liste de contrats. Remplacez le tableur qui vous coûte plus cher que vous ne le pensez.
La date de renouvellement n'est pas l'échéance qui compte. C'est celle du délai de préavis. Renewly lit la clause de résiliation, calcule la date réelle à laquelle vous devez agir et la suit séparément de la date d'expiration.
Chaque contrat est signalé s'il contient une clause de tacite reconduction. Filtrez votre registre pour voir en un coup d'œil tous les contrats à tacite reconduction - ceux qui vous coûtent de l'argent si vous ne faites rien.
Identifiez les fournisseurs présents dans plusieurs services. Trois équipes utilisant des contrats séparés avec le même fournisseur, c'est une opportunité de consolidation - et un levier de négociation que la plupart des équipes achats ne repèrent qu'au moment du renouvellement.
Le succès des achats dépend du timing des négociations. Lorsqu'un fournisseur annonce des licenciements et que l'un de vos contrats se renouvelle dans les 180 prochains jours, Renewly le signale. Le levier arrive dans votre boîte de réception le jour où il compte, pas après que le renouvellement s'est appliqué automatiquement.
Remplacez la révision de clauses à 500 $/heure du cabinet d'avocats par une couche de requêtes instantanées. 12 recherches préconfigurées couvrent les vues achats les plus stratégiques (tacites reconductions de plus de 10 000 $, engagements pluriannuels, fenêtres de renouvellement urgentes), ou posez votre question en langage naturel.
Un responsable achats d'une entreprise de 400 personnes a mené une revue de contrats et découvert que trois services avaient des accords séparés avec le même fournisseur de stockage cloud. Le marketing avait signé le sien en 2023. L'IT avait signé une offre différente en 2024. Les opérations avaient un troisième contrat de 2022 dont plus personne ne se souvenait.
Dépense totale combinée : 87 000 $ par an. Un accord entreprise pour le même usage aurait coûté 58 000 $. Soit 29 000 $ par an - environ 30 % - perdus parce que personne n'avait une vue unique de l'ensemble des contrats fournisseurs.
Renewly aurait signalé le fournisseur en double dès l'import du troisième contrat. Trois services, un fournisseur, un tableau de bord.
50 contrats dans un tableur, c'est gérable. 200, non. Pas d'alertes, pas de détection de clauses, pas de suivi de responsabilité. Quand la personne qui l'a créé s'en va, les données deviennent obsolètes en quelques semaines.
Un dossier rempli de PDF ne vous dit rien sur ce qui se renouvelle, quand la fenêtre de préavis se referme, ni qui en est responsable. Vous devez toujours ouvrir chaque fichier et lire chaque clause.
Ironclad, Icertis, Conga - conçus pour la rédaction de contrats, les négociations et les workflows juridiques. Budgets à six chiffres, implémentations de plusieurs mois. Si votre objectif est de suivre les renouvellements fournisseurs, vous n'avez pas besoin d'une plateforme de cycle de vie contractuel.
Importez des PDF, obtenez des données structurées. Suivez les échéances de préavis, assignez des responsables, recevez des alertes. 99 $/mois. Opérationnel en 15 minutes. Aucun projet d'implémentation.
Aucun processus d'achat requis. Aucune implication de l'IT. Aucun délai d'implémentation.
Oui. Glissez-déposez un lot de PDF en une seule fois. Renewly traite chacun individuellement et extrait les dates de renouvellement, les délais de préavis et les clauses de tacite reconduction de chaque fichier. La plupart des équipes achats importent l'ensemble de leurs contrats en une seule session.
Assignez chaque contrat à un responsable. Lorsque les alertes se déclenchent, elles vont directement à cette personne - pas à une boîte partagée. Vous conservez la visibilité sur l'ensemble du registre pendant que chaque service gère ses propres renouvellements.
Oui. Tout membre de l'équipe ayant accès peut être désigné responsable. L'IT gère ses contrats logiciels, les services généraux gèrent le contrat de nettoyage, les achats gardent la vue d'ensemble. Chacun reçoit ses propres alertes.
Export CSV en un clic de tous les contrats, dates de renouvellement, échéances de préavis, valeurs et responsables. Filtrez par période, service ou statut avant l'export. La plupart des équipes l'extraient chaque mois pour les revues budgétaires et les négociations fournisseurs.
Non. Importez vos contrats PDF d'origine et Renewly en extrait les données directement - en repérant souvent des détails que votre tableur avait manqués, comme des délais de préavis noyés dans le texte des clauses. Votre tableur était un point de départ. Ceci le remplace.
Importez cinq contrats gratuitement. Consultez chaque date de renouvellement, échéance de préavis et clause de tacite reconduction en quelques minutes.
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