Chaque chantier est chiffré au centime. Qui surveille la location de matériel ?
Les coûts de chantier passent par un système qui interdit de clôturer un chantier sans eux. Les contrats de frais généraux dorment dans un tiroir. Renewly lit vos locations de matériel, vos contrats logiciels et vos contrats de service, et vous indique pour chacun le dernier jour pour agir.
Les frais généraux du BTP se renouvellent selon leur propre calendrier
Les contrats survivent aux chantiers pour lesquels ils ont été signés
Une entreprise de construction fonctionne par projets, avec un début, une fin et une réception. Les contrats, eux, courent sous tous les projets. Aucune réunion de clôture ne demande si le financement du matériel ou la location du dépôt ont encore du sens, alors les contrats signés pour un chantier continuent de se renouveler bien après sa fin.
Les locations de matériel ont les conditions les plus complexes
Options de fin de contrat, conditions de restitution, plafonds d'heures avec surcoûts et options d'achat qui s'ouvrent puis se referment. Les préavis sur le matériel et l'immobilier atteignent souvent quatre-vingt-dix jours ou plus, et manquer l'une de ces dates coûte rarement peu.
Les licences logicielles sont dimensionnées pour la haute saison
Chiffrage, gestion de projet, métrés, planning, télématique et sécurité s'achètent par utilisateur au pic d'activité. Les effectifs suivent la charge de travail, le nombre de licences non. Sur un abonnement annuel, la correction doit se faire avant le renouvellement.
Chaque contrat de frais généraux. Chaque échéance. Une seule liste.
- 2.1Importez les contratsLocations de matériel, contrats logiciels, baux de dépôt et de camions, télématique, dépistage et formations sécurité. Importez les PDF ou transférez l'e-mail de renouvellement vers votre boîte Renewly.
- 2.2Renewly lit les conditionsPour chaque contrat : le fournisseur, le montant, la date de renouvellement, le préavis et la tacite reconduction éventuelle. Renewly calcule le dernier jour pour résilier ou renégocier et liste les conditions et obligations clés, pour que les fenêtres d'option et les conditions de restitution soient visibles au lieu d'être noyées dans une clause.
- 2.3Le responsable reçoit l'alerteAttribuez chaque contrat à un responsable, comme chaque chantier a son conducteur de travaux. Les alertes partent 90, 60, 30 et 7 jours avant le dernier jour pour agir.
Conçu pour le bureau derrière les chantiers
Calcul de la date limite de préavis
Lit « préavis écrit de 90 jours » et le transforme en date de calendrier. Pas d'erreur de formule, pas de supposition.
Détection de la tacite reconduction
Chaque contrat qui se renouvelle automatiquement est signalé dès l'import, pas à l'arrivée de la facture.
Les conditions clés en évidence
Renewly liste les conditions et obligations clés de chaque contrat, pour qu'une option d'achat ou une condition de restitution ne reste pas cachée en page quatorze.
Export pour l'expert-comptable
À partir de Starter, un export en un clic de tous les contrats, montants et échéances, pour la clôture, la banque ou l'audit d'un acquéreur.
Transférez les e-mails de renouvellement
Les fournisseurs envoient leurs avis de renouvellement par e-mail. Transférez-les vers votre adresse @in.renewly.gg et le contrat est enregistré, sans classement.
Recherchez dans tous vos contrats
Posez une seule question sur l'ensemble de vos contrats : quelles locations ont un préavis de plus de 60 jours, lesquels se renouvellent automatiquement, lesquels dépassent un certain montant.
Un exemple illustratif de ce qui peut mal tourner
Une entreprise générale loue une pelle pour un chantier de trois ans. Le contrat prévoit une option d'achat qui s'ouvre quatre-vingt-dix jours avant la fin et se referme le dernier jour. Le chantier se termine plus tôt, le conducteur de travaux qui a signé part sur un autre chantier, et personne ne note la fenêtre.
La machine est restituée selon les conditions de restitution, avec un surcoût pour dépassement d'heures. L'option de l'acheter au prix convenu est restée ouverte trois mois, sans que personne ne le sache.
Traitez les frais généraux avec la même rigueur qu'un chantier
Renewly Starter coûte 149 $/mois pour 100 contrats maximum. Comparez avec une location de matériel ou un bail de dépôt reconduit pour une période que vous vouliez arrêter.
Pas de projet de déploiement, rien à installer. Importez les contrats et les échéances apparaissent.
Tarifs.
Les questions qu'on nous pose.
Nous avons déjà un logiciel de gestion de chantier. Pourquoi en avons-nous besoin ?
Un logiciel de chantier gère les projets : devis, plannings, avenants, coûts de chantier. Il ne lit pas les préavis de vos locations de matériel ou de vos contrats logiciels. Ces contrats de frais généraux sont un problème à part, et ce sont eux qui se renouvellent sans que personne ne décide.
Renewly peut-il lire d'anciens contrats scannés ?
Oui. Renewly lit les PDF scannés comme les PDF numériques. Un scan de très mauvaise qualité peut manquer des détails, vérifiez donc les dates extraites sur les contrats importants.
Combien de contrats a une entreprise de construction typique ?
Cela dépend du parc et du bureau. Free couvre 5 contrats, Starter jusqu'à 100 et Business jusqu'à 500. La plupart des entreprises voient quelle offre convient après avoir importé leurs principales locations et leurs contrats logiciels.
Chaque chef de projet peut-il voir ses propres contrats ?
Oui. Chaque offre inclut l'accès en équipe (Free et Starter 3 places, Business 10). Attribuez les contrats à des responsables ; chacun reçoit ses propres alertes.
Que se passe-t-il si la personne qui a signé un contrat quitte l'entreprise ?
Réattribuez le contrat en un clic. Le nouveau responsable hérite du calendrier d'alertes, l'échéance ne part donc pas avec la personne.
Pour aller plus loin
Ces articles sont en anglais.
Découvrez quelles locations et quels abonnements se renouvellent ce trimestre.
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