Ihre 60 Lieferantenverträge überwachen sich nicht selbst. Ihre Tabelle auch nicht.
Kanzleien, Beratungen und Agenturen geben jedes Jahr Tausende für Lieferantenverlängerungen aus, die niemand kommen sah. Renewly extrahiert Verlängerungstermine und Kündigungsstichtage aus jeder PDF - automatisch.
Die Art, wie Professional-Services-Firmen Lieferantenverträge verwalten, funktioniert nicht
Eine Person verantwortet alles
Der Office Manager oder Finance Lead hat 40, 60, vielleicht 80 Lieferantenverträge in einem geteilten Ordner. Software-Abos, IT-Support-Verträge, Büromieten, Berufshaftpflichtversicherung, Reinigungsverträge. Eine Tabelle. Aktualisiert, wenn jemand daran denkt. Meistens erfahren sie von einer Verlängerung erst, wenn die Rechnung eintrifft.
Kündigungsfenster sind der Teil, der richtig teuer wird
Vertragsablaufdaten sind leicht zu erkennen. Kündigungsfristen nicht. Ein Lieferantenvertrag kann im Dezember auslaufen, während der Kündigungsstichtag der 1. September ist. Verpassen Sie dieses Fenster, sind Sie ein weiteres Jahr gebunden - oft zu einem höheren Preis. Die meisten Tools verfolgen nur das Ablaufdatum. Der Kündigungsstichtag steckt in Klausel 12.4.
Personalwechsel bedeutet: Wissen verlässt das Haus
Der frühere Office Manager wusste, welche Verträge zur Verlängerung anstanden und wann die Kündigung raus musste. Mit dem Weggang ging dieses Wissen verloren. Bis die neue Person überhaupt entdeckt, dass ein Vertrag existiert, ist das Kündigungsfenster längst geschlossen.
Die Verlängerungen, die Ihre Aufsicht schon beobachtet, und die, um die sich niemand kümmert
Kanzleien: die Berufshaftpflicht verlängert sich jede Versicherungsperiode
Von der SRA in England und Wales regulierte Kanzleien müssen für jede Versicherungsperiode eine qualifizierte Berufshaftpflichtversicherung unterhalten und den Anschlussschutz vor Ablauf der laufenden Police organisieren. Viele Kanzleien verlängern weiterhin zum 1. Oktober, einen einheitlichen Branchentermin gibt es aber nicht mehr. Diese Verlängerung bekommt einen Makler, eine Frist und Aufmerksamkeit. Die übrigen Verträge der Kanzlei, von der Mandatssoftware bis zum Kopierer-Leasing, haben dieselbe Form (Laufzeit, Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist) und meist keine Aufmerksamkeit. Renewly überwacht genau diese.
Steuer- und Wirtschaftsprüfungskanzleien: die Zulassung hängt an durchgehendem Versicherungsschutz
Für britische Kanzleien mit Berufszulassung muss die Berufshaftpflicht in der Regel ununterbrochen bestehen, und die Aufsicht überprüft das. Software, Lohnbüro-Plattform, Mandantenportal und Büroverträge verlängern sich in eigenen Zyklen, oft mitten in der arbeitsreichsten Zeit. Renewly liest jeden Vertrag, berechnet den letzten Kündigungstag und erinnert die zuständige Person rechtzeitig.
PDF hochladen. Renewly liest den Rest.
- 3.1Laden Sie Ihre Lieferantenverträge hochZiehen Sie jede PDF hinein - Softwareverträge, IT-Support-Verträge, Versicherungspolicen, Facility-Service-Verträge. Renewly liest sie alle. Keine Vorlage nötig. Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten; den Rest Ihrer Verträge laden Sie per Stapel-Upload.
- 3.2Renewly extrahiert die Felder, auf die es ankommtFür jeden Vertrag: Lieferantenname, Vertragswert, Ablaufdatum, Kündigungsfrist, Kündigungsstichtag, automatische Verlängerungsklausel (ja/nein) und zuständige verantwortliche Person. Der Kündigungsstichtag wird automatisch berechnet - kein manuelles Datumsrechnen.
- 3.3Erhalten Sie Warnungen vor Fristen, nicht danachLegen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen einmal fest. Renewly sendet Erinnerungen 90, 60, 30 und 7 Tage vor jedem Kündigungsstichtag - an die richtige Person. Keine geteilte Kalendereinladung, die niemand öffnet.
Gebaut für Ops-Manager, nicht für Rechtsabteilungen
Extraktion von Kündigungsstichtagen
Nicht nur Ablaufdaten. Renewly erkennt das tatsächliche Kündigungsfenster im Vertragstext. 'Schriftliche Kündigung 30 Tage im Voraus' wird zu einem Datum auf Ihrem Dashboard.
Erkennung automatischer Verlängerungsklauseln
Markiert jeden Vertrag mit einer automatischen Verlängerungsklausel, damit nichts stillschweigend weiterläuft.
Verantwortliche pro Vertrag
Weisen Sie jeden Lieferantenvertrag der richtigen Person zu. Warnungen gehen an die verantwortliche Person - nicht an ein Sammelpostfach.
Export für den Finance-Review
Exportieren Sie mit einem Klick alle anstehenden Verlängerungen, Werte und Fristen. In das Budgetmodell einfügen, an den CFO senden, fertig.
Renewly Inbox: Rechnungs-E-Mails weiterleiten
Kanzleisoftware, Research-Datenbanken, E-Signatur-Tools, Abrechnungsplattformen - die Verlängerungsmitteilung landet fast immer in irgendeinem Postfach. Leiten Sie sie an Ihren @in.renewly.gg-Alias weiter, und der Vertrag wird automatisch erfasst.
Term Library: Klauselsuche über alle Tools hinweg
Eine Abfrage über alle Lieferanten: Welche Verträge verlängern sich automatisch über 10.000 $, welche haben Kündigungsfenster von mehr als 60 Tagen, welche binden Sie über mehrere Jahre. 12 vorgefertigte Suchen plus Fragen in natürlicher Sprache.
Ein anschauliches Beispiel, wie es schiefgeht
Eine Beratung mit 90 Mitarbeitenden verlängerte im Oktober automatisch einen Projektmanagement-Softwarevertrag über 42.000 $. Das Tool war seit 14 Monaten ungenutzt. Die Person, die unterschrieben hatte, war gegangen. Die Nachfolge erfuhr davon, als die Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung eintraf.
Der Vertrag hatte ein Kündigungsfenster von 60 Tagen. Sie verpassten es um drei Monate.
Renewly hätte den Kündigungsstichtag im August gemeldet. Und schon beim ersten Upload markiert, dass der Vertrag eine automatische Verlängerungsklausel enthält.
Haben Sie einen ähnlichen Vertrag? Tragen Sie seine Daten ein, und wir erinnern Sie per E-Mail vor Ihrem letzten Tag. Kein Konto nötig.
Keine Tabelle. Kein CLM für 60.000 $. Etwas dazwischen.
Tabellen-Tracking scheitert ab 20+ Verträgen.
Veraltete Daten, keine Zuständigkeiten, keine Warnungen, keine Klauselerkennung. Verlässt die Person, die die Tabelle aufgebaut hat, das Unternehmen, bricht das ganze System zusammen.
Enterprise-CLM ist überdimensioniert.
Ironclad, Icertis, Conga - gebaut für interne Rechtsabteilungen mit sechsstelligen Softwarebudgets und sechswöchigen Implementierungsprojekten. Wer kein CLM-Beschaffungsteam hat, braucht kein CLM.
Renewly füllt die Lücke.
Automatische Extraktion ohne Enterprise-Preisschild. 99 $ pro Monat. Startklar in 5 Minuten.
Gebühren.
Keine Einrichtungsgebühr. Kein Implementierungsprojekt. Keine IT nötig.
Was gefragt wird.
Wir speichern Verträge auf einem geteilten Laufwerk. Funktioniert das?
Ja. Laden Sie direkt von Ihrem Computer hoch oder fügen Sie einen PDF-Link ein. Jedes Format, das Renewly als PDF lesen kann.
Welche Arten von Lieferantenverträgen werden unterstützt?
Alle. Softwareverträge, IT-Support-Verträge, Versicherungspolicen, Facility Management, Berufsmitgliedschaften. Wenn es eine PDF mit einem Verlängerungstermin ist, kann Renewly sie lesen.
Wir haben etwa 60 Verträge. Ist das zu viel für den kostenlosen Plan?
Free umfasst bis zu 5 Verträge - gut zum Testen, bevor Sie sich festlegen. Starter deckt bis zu 100 ab, Business bis zu 500. Die meisten Firmen mit 50+ Verträgen wechseln zu Starter oder Business.
Wir sind kein Tech-Unternehmen. Brauchen wir die IT für die Einrichtung?
Keine IT nötig. Sie registrieren sich, laden PDFs hoch, Renewly extrahiert die Daten. Alles läuft im Browser. Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten.
Können mehrere Personen auf dieselben Verträge zugreifen?
Ja. Jeder Tarif enthält Teamzugriff (Free und Starter 3 Plätze, Business 10). Weisen Sie Verträge verschiedenen Verantwortlichen zu; jede Person erhält ihre eigenen Warnungen.
Finden Sie heraus, welcher Ihrer Lieferantenverträge sich als Nächstes automatisch verlängert.
Laden Sie fünf Verträge kostenlos hoch. Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.