U bewaakt elke deadline van uw cliënten. Wie bewaakt de verlengingen van het kantoor zelf?
Praktijkbeheersoftware, onderzoeksabonnementen, e-discovery, IT-ondersteuning, de kantoorhuur en het kopieerapparaat verlengen elk op hun eigen datum, en de partner die ze tekende weet het misschien niet meer. Renewly leest elk contract en vertelt u de laatste dag om te handelen.
De eigen contracten van het kantoor verlengen terwijl iedereen met cliënten bezig is
Abonnementen verlengen ongemerkt
Onderzoeksdatabases, praktijkbeheer- en documentbeheersoftware verlengen vaak automatisch, met prijzen en aantallen van een jaar geleden. De opzegtermijn sluit lang voordat de factuur komt.
Verlengingen zijn verspreid over de partners
Eén partner tekende het onderzoeksabonnement, een ander de lease van het kopieerapparaat, en de kantoormanager heeft het IT-contract. Er is geen gezamenlijke lijst, dus de data leven in losse mailboxen en hoofden.
Maandelijkse contracten vergeet u gemakkelijk
Sommige contracten lopen na de eerste termijn maand na maand door, zonder vaste einddatum. Ze blijven factureren tot iemand het merkt, en niemand heeft een datum om aan herinnerd te worden.
Elk contract. Elke deadline. Eén lijst.
- 2.1Upload de contractenPraktijk- en documentbeheer, juridisch onderzoek, e-discovery, IT en managed services, de kantoorhuur, kopieerapparaten, verzekeringspolissen. Upload de pdf's of stuur de verlengingsmail door naar uw Renewly-inbox.
- 2.2Renewly leest de voorwaardenPer contract: de leverancier, de waarde, de verlengingsdatum, de opzegtermijn en of het automatisch verlengt. Renewly berekent de laatste dag om op te zeggen of opnieuw te onderhandelen en zet de belangrijkste voorwaarden op een rij.
- 2.3De eigenaar krijgt de meldingWijs elk contract toe aan de beheerder, kantoormanager of partner die het beheert. Meldingen gaan 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de laatste handelingsdag uit, zodat een verlenging niet afhangt van het geheugen van één persoon.
Gebouwd voor de zakelijke kant van een advocatenkantoor
Berekening van de opzegdeadline
Leest '60 dagen schriftelijke opzegging' en maakt er een kalenderdatum van. Niet terugtellen vanaf de verlengingsdatum.
Herkenning van automatische verlenging
Elk contract dat automatisch doorloopt, ook maandelijks, wordt bij het uploaden gemarkeerd, niet pas als de factuur komt.
Kosten per vestiging of praktijkgroep
Geef elk contract een tag voor de vestiging of praktijkgroep en zie wat elk per jaar kost.
Belangrijkste voorwaarden in beeld
Renewly zet de belangrijkste voorwaarden en verplichtingen uit elk contract op een rij, zodat een prijsverhogingsclausule of minimumtermijn niet wegvalt in de kleine lettertjes.
Verlengdata van verzekeringen
De beroepsaansprakelijkheidspolis staat op dezelfde lijst als elke andere verlenging, met dezelfde meldingen vóór de datum. Renewly houdt de datum bij. Het geeft geen advies over dekking.
Verlengingsmails doorsturen
Leveranciers sturen verlengingsberichten per e-mail. Stuur ze door naar uw @in.renewly.gg-adres en het contract is vastgelegd, zonder iets te archiveren.
Een illustratief voorbeeld van hoe het misgaat
Het abonnement op juridisch onderzoek van een kantoor verlengt elke januari automatisch, met een opzegtermijn van 60 dagen. De partner die het tekende heeft het kantoor inmiddels verlaten. De kantoormanager ziet de verlenging als de factuur komt, nadat de opzegtermijn is verstreken, en het kantoor zit vast aan nog een jaar tegen een hogere prijs.
In het eigenlijke werk van het kantoor ging niets mis. De datum had gewoon geen eigenaar.
Heeft u een contract als dit? Vul de data in en we mailen u vóór uw laatste dag. Geen account nodig.
Eén lijst voor de eigen contracten van het kantoor
Renewly Starter kost $149 per maand voor maximaal 100 contracten. De eerste vijf zijn gratis, zonder creditcard, en er is een geld-terug-garantie van 30 dagen.
Geen implementatieproject, niets te installeren. Upload de contracten en de deadlines verschijnen. Uw contracten worden opgeslagen in de EU of de VS.
“Renewly gives me a clear and simple way to organize our contracts and stay ahead of renewal dates, including agreements that continue month to month. What has impressed me most is how responsive the Renewly team is to feedback and how quickly they turn practical suggestions into useful improvements.”- een kantoorbeheerder van een Amerikaans advocatenkantoor met meerdere vestigingen
Tarieven.
Wat mensen vragen.
Onze praktijkbeheersoftware volgt al dossiers en termijnen. Waarom dit er nog bij?
Praktijkbeheersoftware volgt de zaken en zittingen van uw cliënten. Het leest niet de opzegtermijnen in de contracten die het kantoor zelf heeft met leveranciers, verhuurders en verzekeraars. Dat is een aparte lijst, en juist die contracten verlengen zonder dat iemand het besluit.
Kan Renewly oudere, gescande contracten lezen?
Ja. Renewly leest gescande pdf's net als digitale en u kunt ook verlengingsmails doorsturen. Zeer slechte scans kunnen details missen, controleer dus bij belangrijke contracten de uitgelezen data, vooral de opzegtermijn.
Geeft Renewly advies over onze verzekeringsdekking?
Nee. Renewly houdt verlengingsdatum en opzegtermijn van uw beroepsaansprakelijkheidspolis bij zoals bij elk ander contract en herinnert u op tijd. Het adviseert niet over dekking, bedragen of of een polis bij het kantoor past. Dat blijft bij u en uw tussenpersoon.
Kunnen partners en kantoormanagers elk hun eigen contracten zien?
Ja. Elk abonnement heeft teamtoegang (Free en Starter 3 plaatsen, Business 10). Wijs elk contract toe aan wie het beheert; iedereen krijgt eigen meldingen. Met tags groepeert u contracten per vestiging of praktijkgroep.
Slaat Renewly contracten met cliëntgegevens op?
Renewly is bedoeld voor de eigen zakelijke contracten van het kantoor, zoals software, huur en verzekeringen, niet voor cliëntdossiers. Contracten worden opgeslagen in de EU of de VS. Upload geen documenten die bij cliëntzaken horen.
Ontdek welke contracten van het kantoor verlengen vóór de volgende partnervergadering.
Upload vijf contracten gratis. Zie elke opzegdeadline binnen enkele minuten.