RACI-Vorlage für die Verlängerung von Anbieterverträgen
Ein kostenloses PDF, das jeder Phase Ihres Verlängerungsprozesses klare Verantwortlichkeiten zuweist. Schluss mit automatisch verlängerten Verträgen ohne Verantwortlichen.
Kostenlos herunterladen (PDF, 7 Seiten)Keine E-Mail-Adresse erforderlich. Direkt an Ihre Organisation anpassbar.
"Wir haben einen Vertrag über £40k automatisch verlängert, für den niemand verantwortlich war. Der Anbieter hat sich gefreut. Wir nicht."
- Ein Einkaufsleiter eines Professional-Services-Unternehmens mit 180 Mitarbeitenden
Das steckt in der Vorlage
RACI-Matrix
Deckt alle fünf Phasen des Verlängerungszyklus von Anbieterverträgen ab: Identifikation, Monitoring, Entscheidung, Verhandlung und Reporting. Sechs definierte Rollen: Einkauf, Finance, IT, Legal, Business Owner, CFO.
- →17 Aktivitäten über 5 Lebenszyklusphasen
- →Farbcodierte R / A / C / I-Zellen
- →Anpassbar für Teams ohne eigene Einkaufsfunktion
Verantwortlichkeitsrichtlinie
Ein Richtlinienentwurf mit sechs Klauseln, den Sie direkt in Ihre interne Dokumentation übernehmen können. Behandelt Zweck, Verantwortlichkeiten, Regeln für Kündigungsfristen, Wertgrenzen und Eskalation.
- →Wertgrenzen mit Genehmigungsstufen
- →Eskalationskette, wenn Entscheidungen ins Stocken geraten
- →Verbotsklausel für automatische Verlängerungen
90-Tage-Verlängerungscheckliste
Eine druckbare Checkliste, verknüpft mit der RACI. Vier Phasen: 90 Tage vorher, 60 Tage vorher, die 30-Tage-Deadline-Zone und Schritte nach der Verlängerung.
- →Jedem Checklistenpunkt ist eine Rolle zugewiesen
- →Integrierte Eskalationstrigger
- →Funktioniert mit jedem Vertragsregister oder System
Rollendefinitionen
Verständliche Beschreibung, wofür jede Rolle verantwortlich ist. Unverzichtbar für Organisationen, in denen sich Verantwortlichkeiten zwischen Teams überschneiden.
- →Einkaufsleiter
- →Finanzleiter / CFO
- →IT-Leiter
- →Legal / Compliance
- →Business Unit Owner
Die 5 abgedeckten Lebenszyklusphasen
Jede Verlängerung eines Anbietervertrags durchläuft dieselben fünf Phasen. Die meisten Organisationen haben für keine davon klare Verantwortlichkeiten.
Register pflegen, Verträge hochladen, wichtige Termine und Klauseln extrahieren
Deadline-Monitoring bei 30/60/90 Tagen, Kennzeichnung von Risiken automatischer Verlängerung, Eskalation
Anbieterbewertung, Entscheidung Verlängern / Kündigen / Neu verhandeln, Freigabegrenzen
Preis- und Konditionsverhandlung, juristische Prüfung, Vertragsunterzeichnung, Registeraktualisierung
Monatlicher Ausgabenbericht, vierteljährliche Verlängerungsprognose, jährlicher Portfolio-Review
RACI zuweisen. Monitoring automatisieren.
Sobald die Verantwortlichkeiten klar sind, ist Sichtbarkeit das nächste Problem. Renewly extrahiert Verlängerungstermine, Kündigungsfristen und Klauseln zur automatischen Verlängerung aus Ihren Anbieterverträgen - und benachrichtigt die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt.
Kostenlos für bis zu 5 Anbieterverträge. Pro ab $99/Monat.