Modèle RACI pour le renouvellement des contrats fournisseurs
Un PDF gratuit qui attribue une responsabilité claire à chaque étape de votre processus de renouvellement fournisseurs. Arrêtez les tacites reconductions de contrats que personne ne suit.
Télécharger gratuitement (PDF, 7 pages)Aucun e-mail requis. Prêt à adapter pour votre organisation.
« Nous avons laissé un contrat de 40 000 £ se renouveler en tacite reconduction sans que personne ne le suive. Le fournisseur était ravi. Pas nous. »
- Un responsable achats dans un cabinet de services professionnels, 180 salariés
Ce que contient le modèle
Matrice RACI
Couvre les cinq étapes du cycle de vie du renouvellement fournisseurs : identification, suivi, décision, négociation et reporting. Six rôles définis : Achats, Finance, IT, Juridique, Responsable métier, Directeur financier.
- →17 activités réparties sur 5 étapes du cycle de vie
- →Cellules R / A / C / I en code couleur
- →Adaptable pour les équipes sans fonction achats dédiée
Politique de responsabilité
Un projet de politique en six clauses à intégrer dans votre documentation interne. Couvre l'objectif, les responsabilités, les règles de délai de préavis, les seuils de valeur et l'escalade.
- →Seuils de valeur avec niveaux d'approbation
- →Chaîne d'escalade en cas de blocage des décisions
- →Clause d'interdiction de la tacite reconduction
Check-list de renouvellement à 90 jours
Une check-list imprimable liée à la matrice RACI. Quatre phases : à 90 jours, à 60 jours, zone d'échéance à 30 jours, et étapes post-renouvellement.
- →Un rôle assigné à chaque élément de la check-list
- →Déclencheurs d'escalade intégrés
- →Fonctionne avec n'importe quel registre ou système de contrats
Définitions des rôles
Description en langage simple des responsabilités de chaque rôle. Essentiel pour les organisations où la responsabilité se chevauche entre les équipes.
- →Responsable achats
- →Responsable finance / Directeur financier
- →Responsable IT
- →Juridique / Conformité
- →Responsable de l'unité métier
Les 5 étapes du cycle de vie couvertes
Chaque renouvellement de contrat fournisseur implique les cinq mêmes étapes. La plupart des organisations n'ont de responsabilité claire pour aucune d'entre elles.
Tenir le registre, importer les contrats, extraire les dates et clauses clés
Suivi des échéances à 30/60/90 jours, signalement du risque de tacite reconduction, escalade
Évaluation du fournisseur, décision Renouveler / Résilier / Renégocier, seuils de validation
Négociation du prix et des conditions, révision juridique, signature du contrat, mise à jour du registre
Rapport mensuel des dépenses, prévision trimestrielle des renouvellements, revue annuelle du portefeuille
Attribuez le RACI. Automatisez le suivi.
Une fois la responsabilité clarifiée, le problème suivant est la visibilité. Renewly extrait les dates de renouvellement, les délais de préavis et les clauses de tacite reconduction de vos contrats fournisseurs - et alerte la bonne personne au bon moment.
Gratuit jusqu'à 5 contrats fournisseurs. Pro à partir de 99 $/mois.