Een klantverhaal
Hoe een advocatenkantoor met meerdere vestigingen zijn verlengingen weer in de hand kreeg
Eén kantoorbeheerder, vestigingen in meerdere staten en een stapel contracten waar niemand eigenaar van was. Dit veranderde toen het kantoor zijn leverancierscontracten in Renewly zette.
De situatie
Elk advocatenkantoor met meer dan één vestiging heeft zijn leverancierscontracten op meer dan één plek. Dossiersoftware, telefonie, schoonmaak, kopieerapparaten, onderzoeksabonnementen, de huur van elke vestiging. Elk contract is getekend door wie het op dat moment nodig had, en elk verlengt stilzwijgend tenzij iemand vóór de opzegtermijn nee zegt.
Bij dit kantoor komt de verantwoordelijkheid voor dat alles terecht bij de kantoorbeheerder. Geen inkoopafdeling. Eén persoon, naast alles wat de functie verder omvat.
Het probleem was niet dat de contracten kwijt waren. De data waren kwijt. De laatste dag waarop je een contract nog kunt opzeggen staat zelden op de eerste pagina en is nooit dezelfde als de verlengingsdatum. Die data in een spreadsheet bijhouden werkt tot de spreadsheet een maand achterloopt, en dat is vrijwel altijd.
Wat het kantoor deed
De beheerder opende in het voorjaar van 2026 een Renewly-account, uploadde de contracten van het kantoor als pdf en liet Renewly van elk contract de verlengingsdatum, de opzegtermijn en de laatste dag om te handelen halen. Geen verkoopgesprek, geen implementatietraject. Het kantoor betaalde dezelfde maand voor het abonnement.
Andere kantoorleden werden aan de werkruimte toegevoegd zodat de portefeuille voor meer dan één persoon zichtbaar was, maar het uploaden bleef bij de beheerder. Dat is normaal. Het doel was niet om van iedereen een contractmanager te maken.
Het doel was dat één persoon het volledige overzicht had en de herinneringen op tijd binnenkwamen.
Het probleem van de maandcontracten
Een paar maanden later liep de beheerder tegen iets aan dat Renewly slecht afhandelde. Meerdere contracten van het kantoor hadden het einde van hun oorspronkelijke looptijd bereikt en liepen gewoon maand na maand door, zonder nieuw contract. Renewly markeerde ze als verlopen. Dat klopte technisch en was in de praktijk nutteloos: het kantoor betaalde er nog steeds voor en moest nog steeds weten hoe het eruit kon.
Ze schreef ons en vroeg hoe ze dit moest aanpakken. De optie voor doorlopende contracten werd gebouwd en stond de volgende dag in productie. Diezelfde middag had ze haar betreffende contracten omgezet, waaronder een paar per kwartaal met een uitstapdatum als doel.
Die uitwisseling is wat ze noemde toen we haar om een citaat vroegen.
In haar woorden
“Renewly gives me a clear and simple way to organize our contracts and stay ahead of renewal dates, including agreements that continue month to month. What has impressed me most is how responsive the Renewly team is to feedback and how quickly they turn practical suggestions into useful improvements.”
Wat een advocatenkantoor hieraan heeft
Eén plek, één datum die telt
Elk leverancierscontract op één plek, met per contract de laatste dag waarop je nog nee kunt zeggen.
Herinneringen zolang er nog iets te beslissen valt
Meldingen 90, 60, 30 en 7 dagen vóór die dag, zodat het gesprek vóór de deadline plaatsvindt, niet erna.
Doorlopende contracten gevolgd als wat ze zijn
Contracten die hun oorspronkelijke looptijd voorbij zijn, worden maand na maand gevolgd, niet als verlopen weggezet.
Een product dat verandert als je ergens naar wijst
Praktische suggesties van klanten worden snel verbeteringen. Haar woorden, niet de onze.
Begin met vijf contracten, gratis.
Upload je eerste contract in minder dan een minuut. Geen kaart, geen installatiegesprek, geen verplichting.