Eine Kundengeschichte
Wie eine Kanzlei mit mehreren Standorten ihre Verlängerungen wieder im Griff hat
Eine Verwaltungskraft, Büros in mehreren Bundesstaaten und ein Stapel Verträge, für den niemand zuständig war. Das hat sich geändert, seit die Kanzlei ihre Lieferantenverträge in Renewly führt.
Die Ausgangslage
Jede Kanzlei mit mehr als einem Standort hat ihre Lieferantenverträge an mehr als einem Ort. Aktenverwaltung, Telefonanlage, Reinigung, Kopierer, Rechercheabonnements, der Mietvertrag für jedes Büro. Jeder wurde von der Person unterschrieben, die ihn gerade brauchte, und jeder verlängert sich stillschweigend, wenn niemand vor Ablauf der Kündigungsfrist widerspricht.
In dieser Kanzlei landet die Verantwortung für all das bei der Kanzleiverwaltung. Keine Einkaufsabteilung. Eine Person, neben allem anderen, was die Rolle umfasst.
Das Problem war nicht, dass die Verträge verloren gingen. Verloren gingen die Termine. Der letzte Tag, an dem sich ein Vertrag noch kündigen lässt, steht selten auf der ersten Seite und ist nie dasselbe wie das Verlängerungsdatum. Diese Termine in einer Tabelle zu führen funktioniert, bis die Tabelle einen Monat veraltet ist, also praktisch immer.
Was die Kanzlei getan hat
Die Verwalterin eröffnete im Frühjahr 2026 ein Renewly-Konto, lud die Verträge der Kanzlei als PDF hoch und ließ Renewly für jeden das Verlängerungsdatum, die Kündigungsfrist und den letzten Handlungstag herausziehen. Kein Verkaufsgespräch, kein Einführungsprojekt. Die Kanzlei bezahlte den Plan im selben Monat.
Weitere Mitglieder der Kanzlei wurden in den Arbeitsbereich aufgenommen, damit das Portfolio für mehr als eine Person sichtbar ist. Das Hochladen blieb bei der Verwalterin. Das ist normal. Es ging nicht darum, alle zu Vertragsmanagern zu machen.
Es ging darum, dass eine Person den Überblick hat und die Erinnerungen rechtzeitig ankommen.
Das Problem mit den Monatsverträgen
Nach einigen Monaten stieß die Verwalterin auf etwas, das Renewly schlecht löste. Mehrere Verträge der Kanzlei hatten das Ende ihrer ursprünglichen Laufzeit erreicht und liefen einfach monatsweise weiter, ohne neuen Vertrag. Renewly markierte sie als abgelaufen. Das stimmte formal und half praktisch nicht: Die Kanzlei zahlte weiter und musste nach wie vor wissen, wie sie herauskommt.
Sie schrieb uns und fragte, wie sie damit umgehen soll. Die Option für laufende Verträge wurde gebaut und war am nächsten Tag in Produktion. Noch am selben Nachmittag stellte sie ihre betroffenen Verträge um, darunter einige im Quartalsrhythmus mit einem Ausstiegsdatum als Ziel.
Genau diesen Austausch nannte sie, als wir sie um ein Zitat baten.
In ihren Worten
“Renewly gives me a clear and simple way to organize our contracts and stay ahead of renewal dates, including agreements that continue month to month. What has impressed me most is how responsive the Renewly team is to feedback and how quickly they turn practical suggestions into useful improvements.”
Was eine Kanzlei davon hat
Ein Ort, ein Datum, das zählt
Jeder Lieferantenvertrag an einem Ort, mit dem letzten Tag, an dem man noch Nein sagen kann, für jeden sichtbar.
Erinnerungen, solange noch eine Entscheidung möglich ist
Hinweise 90, 60, 30 und 7 Tage vor diesem Tag, damit das Gespräch vor der Frist stattfindet, nicht danach.
Laufende Verträge als das, was sie sind
Verträge, die über ihre ursprüngliche Laufzeit hinaus weiterlaufen, werden monatsweise verfolgt statt als abgelaufen abgelegt.
Ein Produkt, das sich ändert, wenn man auf etwas zeigt
Praktische Vorschläge von Kunden werden schnell zu Verbesserungen. Ihre Worte, nicht unsere.
Mit fünf Verträgen starten, kostenlos.
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